Ewidencja przebiegu pojazdów – sposób na odzyskanie podatku VAT

Według przepisów polskiego prawa, przedsiębiorca, który chce odliczyć VAT w całości od wydatków poniesionych z tytułu wykorzystywania w prowadzonej działalności samochodu osobowego, jest zobowiązany m.in. do uciążliwego prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Rozwiązaniem jest wykorzystanie systemu monitoringu uzupełnionego z funkcją raportowania tras. Sprawdź w jaki sposób najefektywniej prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów.

Prowadzenie ewidencji przebiegu – czyli rozliczania przebiegu pojazdu służbowego, jest jednym z warunków odzyskania przez przedsiębiorcę 100 proc. podatku VAT od kosztów eksploatacyjnych pojazdu (np. zużytego paliwa). Konieczne jest przy tym wpisanie pojazdu jako środka trwałego do ewidencji. O zwrot połowy podatku VAT mogą się natomiast starać firmy, które nie wprowadziły pojazdu jako środka trwałego. Mają one również obowiązek każdorazowego prowadzenia ewidencji przebiegu. Różnicą jest fakt, że w przypadku środka trwałego samochód może być wykorzystywany jedynie do celów służbowych. Tym samym, każdy z przedsiębiorców musi prowadzić swoisty rejestr pojazdów – czy to samochodów, czy też maszyn – i ich wykorzystania.

Ewidencję przebiegu pojazdów mogą prowadzić zarówno duże firmy, jak i osoby posiadające jednoosobową działalność gospodarczą. Warunkiem są jedynie zależności opisane powyżej.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu mają również przedsiębiorcy, którzy nie wprowadzili pojazdu jako środek trwały. Są to jednak trzy określone przypadki, kiedy przygotowywanie tego typu dokumentów oraz prowadzenie monitoringu przebiegu pojazdów jest przymusem. Ewidencję należy prowadzić, gdy: pojazd jest własnością przedsiębiorcy, własnością pracowników przedsiębiorcy oraz własnością osoby trzeciej i jest użytkowany np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia i są one wykorzystywane na rzecz przedsiębiorstwa. W przypadkach tych zachodzi potrzeba spełniania wszystkich standardowych warunków prowadzenia rejestru.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Maksymalna rozliczona, dzięki prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu, kwota w przypadku, gdy auto nie jest środkiem trwałym, nie może przekroczyć kwoty wynikającej z mnożnika liczby faktycznie przejechanych kilometrów i ustawowo określonej stawki. Dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 jest to 0,5214 zł, a powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów określają również wymogi dotyczące prowadzenia rejestru, karty lub książki przebiegu. Po pierwsze powinna być ona prowadzona przez osobę używającą dany pojazd (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT) – czyli przez samego przedsiębiorcę lub osoby zatrudnione (w przypadku, gdy nie robi tego sam właściciel, dokument musi zostać potwierdzony podpisem przedsiębiorcy).

Ustawa o PIT określa również dane, jakie ewidencja przebiegu pojazdów musi zawierać:

  • imię nazwisko i adres osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność jego silnika,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • stawkę za 1 km przebiegu (w przypadku samochodów o pojemności silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł, powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł),
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Prowadzenie ewidencji pojazdu wiąże się ze żmudnym wypełnianiem tabelek, w których każdorazowo należy wpisać powyższe dane. W przypadku codziennych zadań z wieloma wyjazdami na długich i krótkich dystansach, liczba kart ewidencji pojazdu lub książek ewidencji pojazdu do wypełnienia może iść w dziesiątki. Oznacza to stosy dokumentów i czas poświęcony na ich wypełnianie. Na dodatek zdarza się, że pracownicy i przedsiębiorcy nie prowadzą ewidencji na bieżąco, a każde uchybienie w ewidencji pojazdu w firmie kontrolowanej przez urzędników może wiązać się z konsekwencjami prawnymi i koniecznością zapłaty źle rozliczonego podatku.

Nowoczesny sposób na rozliczanie kilometrówki

Rozwiązaniem na te wszystkie problemy może okazać się lokalizator GPS i system monitoringu pojazdów. Odpowiednie, nowoczesne systemy, wyposażone w monitoring GPS lub bazujące na rozwiązaniach łączących GPS samochodowy, GSM oraz dedykowane częstotliwości radiowe umożliwiają efektywniejsze zarządzanie samochodami firmowymi oraz lepszy wgląd w działania pracowników. Dodatkowo usprawniają większość procesów administracyjnych.

„Nowoczesne systemy monitoringu pozwalają uniknąć problemu związanego z ręcznym wypełnianiem każdej z tabel. Automatycznie rozpoznają przebiegi samochodów. Aplikacja mobilna łącząca się z modułem lokalizacyjnym pozwala rejestrować trasy przejazdu, ich terminy, odległości oraz przebieg pojazdu. Informacje ta automatycznie trafiają do odpowiedniej tabeli. Jedynym obowiązkiem leżącym po stronie pracownika lub przedsiębiorcy jest wpisanie celu wyjazdu – czy była to wizyta u klienta, wizyta na konferencji, czy też zakupy służbowe. W ten sposób, praktycznie automatycznie, przy minimalnym wysiłku ze strony przedsiębiorcy, odbywa się prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu” – zauważa Dariusz Kwakszys, IT Manager w firmie Gannet Guard Systems.

Funkcje systemów lokalizacji w połączeniu z urządzeniami mobilnymi lub komputerami stacjonarnymi dają praktycznie pełny wgląd i kontrolę nad pojazdem, w którym zainstalowano moduł GPS. Wszystkie odpowiednie dane są magazynowane, a wgląd w nie jest możliwy zarówno z poziomu komputera, jak i aplikacji mobilnej. Można je również odpowiednio modyfikować, gdy któraś z pozycji nie powinna zostać uwzględniona, a dodatkowe opisy pozwalają lepiej zrozumieć procesy logistyczne zachodzące w firmie. Na koniec miesiąca wystarczy wybrać określony pojazd i wygenerować raport końcowy.

„Raporty są generowane na koniec każdego miesiąca i stanowią dokument, który wystarczy przedstawić w razie kontroli czy w Urzędzie Skarbowym. W ramach systemu wyróżniane są również poszczególne pojazdy i ich kierowcy. Rejestr pojazdów jest w zasadzie stale pod ręką dzięki dostępowi online – z komputera i ze smartfona” – dodaje Dariusz Kwakszys.

Obsługę poszczególnych kart przebiegu pojazdu można powierzyć zarówno delegowanej osobie, która będzie uzupełniała informacje zbierając je od kierowców, jak i samym kierowcom, którzy dzięki dostępowi za pośrednictwem telefonu będą w stanie dodawać określone pozycje w tabeli każdorazowo po zakończonym kursie.

Poprawa jakości pracy firmy

Lokalizatory GPS umożliwiają dodatkowo zwiększenie kontroli nad wykorzystaniem pojazdów. Świadomość nadzoru pozwala uniknąć sytuacji, w których samochód jest używany przez pracownika do celów prywatnych – wówczas niemożliwe staje się odliczenie 100 proc. podatku VAT. Stały nadzór nad GPS online poprawia kontrolę nad całym parkiem maszynowym. Analiza danych generowanych przez moduły pozwala ponadto zwiększyć oszczędności związane ze zużyciem paliwa, a także optymalizować warunki i godziny pracy. Raporty tworzone w aplikacji i oprogramowaniu ułatwiają prowadzenie wszelkiej dokumentacji. Monitoring okazuje się być niezwykle przydatny również w sytuacji, gdy pojazd zostanie skradziony – daje szanse zlokalizować i odzyskać samochód.