Telemetyka w firmie nie musi być ukrytym systemem kontroli

Bartek Pobocha
12 grudnia 2016

Permanentna inwigilacja, trzymanie na elektronicznej smyczy, śledzenie – To od osoby odpowiedzialnej za zarządzanie flotą zależy, czy negatywne skojarzenia związane z systemami monitoringu GPS zdominują myślenie pracowników korzystających z firmowych samochodów. A sposobów na to, by tak się nie stało, jest sporo.

Polski rynek usług monitoringu GPS rozwija się od lat. I od lat dostawcy rozwiązań telematycznych jak mantrę powtarzają: systemy do zarządzania flotą bazujące na usługach lokalizacyjnych pozwalają zwiększać efektywność poprzez optymalizację działań i wydatków. To efekt nadzorowania tras pokonywanych przez samochody firmowe, odczytywania i analizowania parametrów eksploatacyjnych pojazdów czy kontrolowania czasu spędzanego przez pracowników na rzeczywistym wykonywaniu obowiązków. Ale jest i druga strona medalu. Chodzi o podejście, jakie do monitoringu GPS mają objęci nim pracownicy.

Bierny opór i nie tylko

Część kierowców widzi w monitoringu narzędzie opresji spoczywające w rękach pracodawcy. Czują się permanentnie inwigilowani, a reakcje bywają różne: od wyrażanego skrycie niezadowolenia aż po zakłócanie pracy systemów telematycznych czy uszkadzanie ich.

– Znane są nam przypadki, gdy z urządzeń do zagłuszania sygnałów GPS/GSM korzystali nie złodzieje samochodów, ale pracownicy firm, którzy chcieli zachować prywatność podczas posługiwania się służbowymi autami do własnych celów – mówi Dariusz Kwakszys z Gannet Guard Systems.

Piotr Nawrocki, regional manager Central, Eastern Europe and Gulf States w firmie Mobileye, przytacza historię dotyczącą pracowników, którzy na wieść o zamontowaniu w firmowych samochodach kamer monitorujących przestrzeń przed autem, będących częścią systemu zarządzania flotą, zaczęli zaklejać ich obiektywy. – Nie chcieli, by pracodawca „widział”, dokąd jeżdżą. Nie interesowało ich, że w ten sposób oślepiają system, który ma na celu m.in. zapewnienie im bezpieczeństwa poprzez ostrzeganie o potencjalnej kolizji – stwierdza.

Informowanie i grywalizacja zamiast „haków”

Dlaczego monitoring wzbudza negatywne uczucia i reakcje? – Można by sądzić, że bezpośrednią przyczyną stojącą za tym niewątpliwym problemem jest niedostateczna komunikacja między pracodawcą a pracownikiem. Kierowca w obawie o swoje dobra osobiste uznaje system lokalizacyjny za opresję oraz niepotrzebne nadużycie kontroli ze strony zwierzchnika. I częściowo ma rację. Brak regulacji prawnych w zakresie stosowania technologii geolokalizacyjnych w przedsiębiorstwach doprowadza do tego, że część pracodawców monitoruje kierowców bez ich wiedzy, zbierając przy okazji poufne dane, gdy pojazdy wykorzystywane są w celach prywatnych – nie zagłębiając się już w to, czy legalnie czy nie – twierdzi Mateusz Gniewek, brand manager Brumgo.com.

Telematyka budzi kontrowersje nie tylko dlatego, że jest traktowana jako wyraz braku zaufania do podwładnych. Głośnym echem odbijają się przypadki wykorzystywania jej do zbierania „haków” na pracowników. – Takie praktyki mają miejsce coraz rzadziej, ale jednak wciąż się powtarzają. Rozwiązania tego problemu można szukać w odpowiednio przeprowadzonej kampanii informacyjnej wewnątrz przedsiębiorstwa – stwierdza Mateusz Gniewek. Chodzi o właściwie zakomunikowanie procedury, stosowne zapisy w umowach i regulaminach, wymagane oświadczenia na formę kontroli, jaką jest system monitoringu GPS. Warto też wziąć pod uwagę szkolenia, które miałyby na celu przedstawienie technologii wraz z szeregiem zalet jej stosowania.

– Bez dwóch zdań łatwiej będzie skłonić pracowników do zaakceptowania geolokalizacji w aucie, gdy użyjemy odpowiednich argumentów opisujących dobre strony stosowania monitoringu, m.in. automatyzację procesów administracyjnych, cyfryzację części wykonywanych obowiązków czy dodatkowe wsparcie w przypadku niespodziewanej awarii pojazdu – podkreśla brand manager Brumgo.com. – Uważam, że zarządca floty powinien też zainteresować się zastosowaniem grywalizacji, czyli wprowadzeniem elementów zabawy znanych z gier do czynności nieszczególnie atrakcyjnych. Chodzi o wykorzystanie systemu motywacyjnego związanego z nagradzaniem i karaniem. Kierowcy mogą np. rywalizować ze sobą w bezpiecznej i ekonomicznej jeździe.

Podobnego zdania jest Adam Bąkowski, prezes zarządu NaviExpert. – Po pierwsze, warto grać z pracownikami w otwarte karty – powinni wiedzieć, jakich efektów oczekujemy po wdrożeniu takiego systemu. Po drugie, warto dać im coś w zamian – np. możliwość wygrywania atrakcyjnych nagród w cyklicznych konkursach dla najlepszych kierowców. Co może być nagrodą? Firmowe gadżety, bony upominkowe czy chociażby dawanie najlepszym kierowcom aut z wyższych segmentów. To się sprawdza – stwierdza.

Uczciwa ocena pracownika

Marek Kujawiński, dyrektor generalny w spółce Finder, wskazuje, że dla wielu menedżerów telematyka to narzędzie do sprawnego i kontrolowanego obniżenia kosztów w firmie. – Trzeba przyznać, że jest to szybko działające i skuteczne lekarstwo na niepotrzebne wydatki. Polecałbym jednak kierowanie się znacznie wyższymi celami biznesowymi. Poszukajmy wymiernych parametrów, czynników sprzyjających osiągnięciu naszych planów biznesowych. Spójrzmy, jak faktycznie wygląda dzień pracy naszych pracowników, realna liczba wizyt handlowców. Oceńmy, czy docieramy do właściwej grupy klientów, czy efektywnie wykorzystujemy czas pracy. Szukajmy najlepszego rozwiązania, pozwalającego jak najsprawniej zarządzać działaniami operacyjnymi i pozyskać więcej klientów, wykazać się jakością, szybkością, sprawnością i obronić się przed tańszą ofertą konkurencji – przekonuje.

Jego zdaniem telematyka w firmie nie powinna być ukrytym systemem kontroli. – Polecam wdrożenie jej jako elementu systemu procesów operacyjnych, narzędzia dla sprawnego zarządzania i motywowania, wsparcia dla raportowania i źródła danych dla analiz strategicznych. Nie „śledźmy” kierowców, handlowców, serwisantów, ale wspierajmy ich pracę. W transparentny sposób wykorzystujmy możliwości telematyki. Niech nasz pracownik ma dostęp do ewidencji swoich przejazdów i bieżącej realizacji celów, wskażmy mu, jak poprawić styl jazdy, jak jeździć ekonomicznie, stwórzmy w aplikacji firmowy, mobilny intranet i wykorzystujmy wiele innych możliwości współczesnych systemów GPS. Taka transparentność jest niezwykle ważna, bo oznacza grę fair pracodawcy z pracownikiem. A oszczędności… po prostu same przyjdą – mówi dyrektor generalny w spółce Finder.

Bezpieczeństwo na drodze

Przekonując pracowników do monitoringu GPS warto też zwrócić uwagę, że zastosowanie telematyki prowadzi do zwiększenia ich bezpieczeństwa. Dowodów dostarczył m.in. jeden z projektów firmy LeasePlan prowadzony we Włoszech w latach 2014-2015. Potwierdził on, że monitoring GPS umożliwia zarządzanie ryzykiem, a zwiększenie bezpieczeństwa kierowcy przez zmianę stylu jazdy idzie w parze z oszczędnościami. – Po zakończeniu programu z udziałem 16 tys. pojazdów okazało się, że częstotliwość roszczeń związanych z wypadkami z udziałem aut wyposażonych w urządzenia telematyczne zmniejszyła się o prawie jedną trzecią – mówi Sebastian Krzysztofik, procurement manager LeasePlan Fleet Management Polska. – Warto przy okazji zauważyć, że niektóre z urządzeń telematycznych działają również jako alarmowe lokalizatory, np. wysyłając informację o wypadku do centrum obsługi i automatycznie wzywając pomoc.

Nie taki diabeł straszny, jak go malują?

Chociaż negatywnych opinii o monitoringu GPS wciąż nie brakuje, to widać zmiany w świadomości osób korzystających z flotowych samochodów. Niedawno LeasePlan przeprowadził badania w 17 krajach europejskich na grupie blisko 4000 kierowców użytkujących auta służbowe. Połowa zmotoryzowanych zadeklarowała, że czułaby się pewniej, prowadząc pojazd wyposażony w urządzenia telematyczne. Niemal czterech na dziesięciu ankietowanych przyznało, że systemy telematyczne zmieniłyby ich styl jazdy, poczynając od ostrożniejszego zachowania (15% wskazań w stosunku do 9% w 2014 r.), poprzez przywiązywanie większej wagi do oszczędności paliwa, a na ograniczeniu prędkości (9%) kończąc.

Jak widać, sami kierowcy powoli przestają traktować monitoring GPS jako narzędzie inwigilujące. Chociaż, czego ukryć się nie da, u podstaw jego funkcjonowania leży sprawowanie nadzoru nad pracownikami. Rzecz w tym, aby był to nadzór oparty na jasnych, przemyślanych zasadach.

źródło: Flota

Możliwość komentowania jest wyłączona.